Grundsätzlich gilt seit dem 17. Dezember 2023, dass alle Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten dazu verpflichtet sind, eine „Interne Meldestelle“ einzurichten, um Beschäftigten (als «Hinweisgeber») die Möglichkeit zu geben, Missstände und Verstöße vertraulich, ggf. anonymisiert sowie in einem geschützten Rahmen zu melden (auch Whistleblowing genannt).
Ungeachtet dessen, können Hinweisgeber auch auf externe (d. h. öffentlich-rechtliche) Meldestellen ausweichen, vorausgesetzt die gesetzlichen Mindestanforderungen für eine Meldung sind erfüllt; bei einer externen Meldung werden Hinweisgeber im Übrigen vom rechtlichen Schutzsystem des HinSchG erfasst. Insofern ist es für Beschäftigungsgeber sehr zu empfehlen, die Frist zur Einrichtung eines internen Meldewesens eingehalten und bereits eine schlanke und gesetzeskonforme Meldestruktur aufgebaut zu haben.
Grund dafür ist die Vermeidung von zusätzlichen Kosten und ggf. unnötigem bzw. unverhältnismäßigem Aufwand, beispielsweise wenn die Meldung von einer externen (d. h. behördlichen) Stelle verfolgt wird, die gar nicht zuständig ist, oder wo eine vorherige «interne» Nachverfolgung – wozu das Vorhandensein einer „Internen Meldestelle“ notwendig wäre – den Missstand schnell hätte relativieren und beheben können.
Um die für den Maßstab vorgegebene Beschäftigtenzahl zu bemessen, gilt das «Kopfprinzip»: alle Beschäftigten werden jeweils als «volle» Person gewertet, unabhängig davon, ob sie in Teilzeit oder in Vollzeit tätig sind. Außerdem zählen zu den Beschäftigten neben den Arbeitnehmern auch die zur Berufsausbildung beschäftigten Personen sowie überlassene Zeitarbeitskräfte.
Für die Bestimmung des persönlichen Anwendungsbereichs gilt der europäische Arbeitnehmerbegriff im HinSchG. Danach besitzen auch Mitglieder der Unternehmensleitung von Kapitalgesellschaften dann die Eigenschaft eines Arbeitnehmers, wenn sie ihre Tätigkeit für eine bestimmte Zeit, und zwar nach Weisung oder unter Aufsicht eines anderen Organs der Gesellschaft, ausüben und für die Tätigkeit ein Entgelt erhalten. Deshalb muss auch ein angestellter GmbH-Geschäftsführer berücksichtigt werden, selbst wenn er nicht Gesellschafter-Geschäftsführer ist. Ebenso sind Geschäftsführer bei Körperschaften des öffentlichen Rechts mitzuzählen, da sie selbst keine öffentlichen Organe sind und in einem Anstellungsverhältnis stehen.
Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten sind in der Regel nicht zur Einrichtung eine interne Meldestelle verpflichtet. Wenn diese Organisationen demnach auch auf freiwilliger Basis keine interne Meldestelle einrichten, können Hinweisgeber nur auf direkte Kontaktaufnahme zu externen Meldestellen ausweichen, was zu der bereits oben angesprochenen Problematik führt.
Hiervon betroffene Organisationen sollten gut überlegen, ob die freiwillige Einrichtung eines internen Meldesystems im Rahmen der eigenen Compliance-Struktur nicht sinnvoller und pragmatischer ist, d. h. (auch proaktiv) ein innerbetriebliches Angebot zur Abklärung von (ggf. vermeintlichen bzw. über den kurzen Dienstweg schnell und unproblematisch lösbaren) Rechtsverstößen vorzuhalten. Selbstverständlich ist es eine Kosten-Nutzen-Abwägung, bei der die Beschäftigtenzahl, die Komplexität der Betriebsstrukturen und die Tätigkeitsbereiche der betreffenden Organisation zu berücksichtigen sind.
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