Verfahrensdokumentation GoBD – Pflicht oder Kür?

Eine schriftliche Verfahrensdokumentation schafft Rechtssicherheit und sorgt für effizientere Prozesse

Ein befreundeter Unternehmer fragte mich kürzlich: Verfahrensdokumentation nach GoBD – was ist das eigentlich? Aus dieser Frage entwickelte sich eine lebhafte Diskussion, die ich in meinem heutigen Blog-Beitrag mit Ihnen teilen möchte.

Verfahrensdokumentation GoBD – Was ist das?

Die Finanzverwaltung prüft im Rahmen von Betriebsprüfungen, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben. Wie diese auszusehen hat, ergibt sich aus den GoBD. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. In den GoBD werden die steuerrelevanten Prozesse eines Unternehmens beschrieben und transparent dargestellt. Auch die eingesetzten IT-Systeme werden darin erfasst und beschrieben. Immer mehr Betriebsprüfer verlangen Einsicht in die Verfahrensdokumentation GoBD, um die Prüfung effektiver und schneller abschließen zu können.

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation sollte jedoch nicht als lästige Pflicht begriffen werden, sondern vielmehr als Chance: Sie bietet eine gute Möglichkeit, um mit den beteiligten Mitarbeitern zu sprechen, diese zu schulen, notwendige Arbeitsanweisungen zu erstellen, die Abläufe im Betrieb zu hinterfragen und sie letztendlich dadurch auch zu optimieren.

Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

Mein Freund fragte mich, ob er für sein Unternehmen auch eine Verfahrensdokumentation anfertigen solle. Meine Antwort lautete: Ja, auf jeden Fall! Denn aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte tatsächlich jeder Unternehmer eine Verfahrensdokumentation für die steuerrelevanten Prozesse haben. In der Praxis hat jedes Unternehmen auch eine solche, weil es ansonsten seine Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung dauerhaft nicht erfüllen könnte. Allerdings besteht die Verfahrensdokumentation häufig nur aus mündlich erteilten Organisations- und Arbeitsanweisungen, also aus dem „Erfahrungswissen“ eines Unternehmens.

Die wenigsten Unternehmen verfügen hingegen über eine Verfahrensdokumentation inklusive begleitender Unterlagen in schriftlicher Form. Die Herausforderung besteht also darin, die gelebten Prozesse inklusive Darstellung der eingesetzten IT-Systeme in Schriftform zu verfassen. Deshalb empfiehlt es sich, eine Verfahrensdokumentation schriftlich zu erstellen und diese laufend zu aktualisieren – vor allem auch vor dem Hintergrund, dass die Finanzamtsprüfer seit 2015 das Recht haben, sich vom Unternehmer eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorlegen zu lassen.

In der Diskussion mit meinem Freund kam natürlich auch die Frage auf, mit welchen Konsequenzen er zu rechnen hätte, wenn er sein Unternehmen weiterhin ohne eine Verfahrensdokumentation in schriftlicher Form führt.

Welche Konsequenzen kann das Fehlen einer Verfahrensdokumentation nach sich ziehen?

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation führt dazu, dass die steuerrelevanten Prozesse im Unternehmen nicht effektiv ablaufen und unter Umständen auch das Risiko für Fehler gegenüber den Finanzbehörden steigt. Das kann fatale Folgen haben. So ist es beispielsweise im Falle einer Betriebsprüfung ohne Vorlage einer Verfahrensdokumentation schon vorgekommen, dass der beteiligte Finanzamtsprüfer die Buchführung als mangelhaft eingestuft hat. Formale und sachliche Mängel können im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung zu hohen Steuernachzahlungen und Strafzinsen führen. Ein Risiko, dass Sie durch Vorlage einer Verfahrensdokumentation deutlich reduzieren können.

Fazit:

Das Fazit meines Freundes aus unserem Gespräch war eindeutig – und lässt sich so zusammenfassen:

• Die Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung der steuerrelevanten Prozesse inklusive Informationen zu den eingesetzten IT-Systemen
• Die Verfahrensdokumentation ist ein Muss für jeden Unternehmer und Freiberufler
• Die Verfahrensdokumentation hilft, die steuerrelevanten Prozesse effektiver zu gestalten und Fehler gegenüber den Finanzbehörden zu vermeiden
• Die Verfahrensdokumentation reduziert im Falle einer Betriebsprüfung das Risiko einer Steuernachzahlung oder einer Strafzahlung

Sie haben eine Verfahrensdokumentation in mündlicher Form und wollen diese verschriftlichen? Oder sind Sie sich unsicher, welche Inhalte und Informationen eine Verfahrensdokumentation GoBD enthalten muss? Fragen Sie uns! Wir helfen Ihnen bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation mit Hilfe von DATA Security Verfahrensdoku.