Sind Sie in letzter Zeit auch schon mal mit der Thematik Verfahrensdokumentation für die Kasse oder Verfahrensdokumentation GoBD für die Belegablage konfrontiert worden? Immer mehr Steuerberater und Mandanten werden im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden danach gefragt und müssen sich mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD auseinandersetzen.
Die entscheidenden Fragen dabei sind – wie soll eine Verfahrensdokumentation aussehen, welche Struktur und welche Inhalte sollte sie enthalten?
Für die Ausarbeitung einer umfassenden Verfahrensdokumentation für die Belegablage in Ihrem Unternehmen empfehlen wir Ihnen folgende Struktur:
1. Unternehmensdaten und Zuständigkeiten
- Unternehmensdaten
- Mitgeltende Unterlagen
- Zuständigkeiten Familienmitglieder
- Zuständigkeiten Unternehmensleitung und Mitarbeiter
- Zuständigkeit nach Rollen
- Zuständigkeiten nach Mitarbeitern und Tätigkeiten
- Datenschutz
- Datensicherheit
- Aufbewahrungsfristen
- Aufbewahrung Papier
- Aufbewahrung elektronisch
- Kontenrahmen
- Notfallplan Unternehmen
- Notfallplan Unternehmer
2. IT-Infrastruktur und mitgeltende Unterlagen
- IT-Infrastruktur Hardware
- IT-Infrastruktur Software- und Systemüberblick
- IT-Infrastruktur Haupt-, Vor und Nebensysteme
- IT-Infrastruktur Haupt-, Vor und Nebensystem von externen Systemanbietern
- IT-Infrastruktur Dokumentenmanagementsystem
3. Posteingang
- Posteingangsbuch in Papierform
- Posteingangsbuch elektronisch
4. Kasse
- Kassenbuch allgemeine Beschreibung
- Durchschreibekassenbuch Papier
- Kasse kontieren
- Kassenbuch online mit Belegen zur Steuerkanzlei
- Kassenbuch online ohne Belege zur Steuerkanzlei
- Kassenbericht
- Kassenzählprotokoll Zählbretter
- Zählprotokoll als Excel-Dokument
- EC-Karten, Kreditkarten, andere unbare Einnahmen
- Gutscheinverkauf
- Flaschen-Pfand
- Handkasse
- Unternehmerkasse
- Vertrauenskasse
- Automatenkasse
- Bürokasse
- Registrierkasse
- Gastronomiekasse
- Offene Ladenkasse
- Sammelkasse
5. Bank
- Bankbelege verwalten
- Bankbuchen Papier-Kontoauszüge
- Bankbuchen elektronisch
- Bankbuchen Geldtransit
6. Ausgangsrechnungen
- Umsatzsteuer Ausgangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen Papier
- Ausgangsrechnungen elektronisch
- Ausgangsrechnungen Papier kontieren und buchen
- Elektronische Ausgangsrechnungen kontieren und buchen
- Ausgangsrechnungen Zeit- und Leistungserfassung
- Ausgangsrechnungen Dauerrechtsverhältnisse
- Ausgangsrechnungen Gutscheinverkauf
- Ausgangsrechnungen Gutschriftverfahren
- Eingangsrechnungen
- Eingangsrechnungen Vorsteuer Übersicht
- Eingangsrechnung Postzustellung
- Eingangsrechnungen E-Mail-Zustellung
- Eingangsrechnungen über Internet-Portal
- Eingangsrechnungen ZUGFeRD
- Eingangsrechnungen XRechnung
- Rechnungseingangsbuch in Papierform
- Rechnungseingangsbuch elektronisch
- Papierrechnung buchen
- Elektronische Rechnungen buchen
- Reisekostenabrechnungen
- Eingangsrechnungen – Dauerrechtsverhältnisse
- Eingangsrechnungen Gutschriftverfahren
8. Aufgabenteilung Steuerberater
- Steuerberater Auftragsvereinbarung
- Belegbearbeitung durch das Unternehmen
- Belegbearbeitung durch Steuerberater
- Datenaustausch mit Steuerberater
- Steuerberater Rückfragen
9. Abgrenzung Privatbereich
- Unentgeltliche Wertabgaben Unternehmer
- Privatnutzung Firmenwagen Unternehmer
- Privatnutzung Firmenwagen mit Fahrtenbuch
- Häusliches Arbeitszimmer
- Mietverträge Geschäftsräume
- Unentgeltliche Wertabgaben Arbeitnehmer
- Privatnutzung Firmenwagen Arbeitnehmer
10. Steuer IKS – Internes Kontrollsystem – Tax Management System
- Steuer-IKS Überblick
- Steuer-IKS Kultur
- Steuer-IKS Ziele
- Steuer-IKS Organisation
- Steuer-IKS Risiken
- Steuer-IKS Programm
- Steuer-IKS Kommunikation
Fazit:
Bei der Ausarbeitung der Verfahrensdokumentation GoBD sollten alle FIBU relevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen erfasst und beschrieben werden. Die oben dargestellte Gliederung müssen Sie im ersten Schritt auf Ihr eigenes Unternehmen anpassen. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen keine Automatenkasse haben, müssen Sie dieses Kapitel nicht beschreiben. Für alle anderen gilt: wir unterstützen Sie gerne!
Die DATA Security Verfahrensdoku hilft Ihnen, Ihre individuelle Verfahrensdokumentation einfach und schnell zu erstellen.
Worauf müssen Sie bei der Beschreibung der Unternehmensdaten und Zuständigkeiten achten? Das verraten wir Ihnen, in einem unserer nächsten Blog-Beiträge.