Je nach Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung sind in Bezug auf die Vertragspartner oder Mandanten allgemeine, vereinfachte und verstärkte Sorgfaltspflichten zu beachten. Zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten zählt unter anderem die Identifikation des Mandanten und die Überprüfung der Identifikation – ein Thema, mit dem ich mich kürzlich im Rahmen einer Geldwäsche-Analyse bei einer Münchner Kanzlei intensiv beschäftigt habe. Es soll Gegenstand des heutigen Blog-Beitrags sein.
Der Berufsträger muss den allgemeinen Sorgfaltspflichten nachkommen – und muss damit bereits vor Begründung oder Abschluss einer Geschäftsbeziehung fertig sein. Das heißt, auch die Identifikation des Mandanten muss bereits davor erfolgt sein. Im Einzelfall, wenn es im Geschäftsablauf nicht anders möglich war oder es geschäftsstörend gewesen wäre, kann die Identifikation jedoch auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung durchgeführt werden.
Zur Feststellung der Identität des Mandanten sind folgenden Angaben zu erheben:
Natürliche Personen:
Juristische Personen (z.B. AG, GmbH, Verein) und Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft, Gesellschaft bürgerlichen Rechts):
Hinweis: Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person, ist deren Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (soweit vorhanden) und Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben.
Unabhängig von der Rechtsform ist es entsprechend dem Anwendungserlass des Bundes-ministeriums der Finanzen zur Abgabenordnung (AEAO) bei mehr als fünf Vertretern ausreichend, dass lediglich Angaben zu fünf Vertretern erhoben werden, soweit diese in öffentliche Register eingetragen sind bzw. bei denen eine Legitimationsprüfung stattgefunden hat (Ziffer 11.1 k AEAO zu § 154 AO).
Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts ist der Name der Gesellschafter zu erheben – anstatt der Namen der gesetzlichen Vertreter. Umfasst die Gesellschaft mehr als fünf Gesellschafter reicht unter Heranziehung des Rechtsgedankens der Ziffer 11.1 k AEAO zu § 154 AO die Feststellung des Namens von maximal fünf Gesellschaftern aus.
Die Identität des Mandanten ist anhand einer der folgenden Dokumente oder Identifizierungsmittel zu überprüfen:
Natürliche Personen:
Für die Identifikation kann auch der Reisepass anstelle des Personalausweises verwendet werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass auf der Kopie des Reisepasses die Anschrift ergänzt wird oder diese im Erhebungsbogen dokumentiert wird.
Hinweis: Die Echtheit von Ausweisdokumenten kann geprüft werden unter: https://www.consilium.europa.eu/prado/de/prado-start-page.html
Juristische Personen oder Personengesellschaften:
Hinweis: Im Falle der Nichtvorlage eines Gesellschaftsvertrages sowie der Gesellschafterlisten sind die einzelnen Gesellschafter der Gesellschaft bürgerlichen Rechts als natürliche Personen zu identifizieren.
Praxistipp: Falls ein Interessent oder Mandant für eine Geschäftsbeziehung oder eine Transaktion nicht in der Kanzlei vorsprechen kann, um die Identifizierung vornehmen zu lassen, ist eine beglaubigte Kopie des Ausweises oder Reisepasses (durch Bank, Notar, Berufsträger) ausreichend. Die Überprüfung der Identität ist durch die Übersendung einer beglaubigten Kopie des Ausweises oder Reisepasses nach der Berufsträgerkammer Hamburg ausreichend.
Der Berufsträger kann einen abwesenden Mandanten auch durch folgende Verfahren identifizieren:
Für den Fall, dass zu einer Mandatsbegründung nicht der Mandant selbst erscheinen kann, sondern ein Bote oder Bevollmächtigter erscheint, muss dieser Vertreter eine Vollmacht vorweisen. Dieser Bote oder Bevollmächtigte muss identifiziert und seine Angaben verifiziert werden. Sollte der Bevollmächtigte oder Bote ein Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz sein, ist keine Identifizierung notwendig (eine Identitätsfeststellung ist keine Identitätsüberprüfung).
Hinweis: Sollte der Bevollmächtigte oder Bote ein Prokurist sein, ist keine Identifikation notwendig. Denn diese kann dem Handelsregisterauszug entnommen werden. Die Prüfung der Vertretungsbefugnis liegt im risikobasierten Ermessen des Berufsträgers.
Praxistipp: Die gesetzlichen Vertreter einer juristischen Person müssen nicht identifiziert werden. Es bleibt dem Berufsträger selbst überlassen, die Identifikation im Rahmen des risikobasierten Ansatzes dennoch durchzuführen. Bei inhabergeführten Unternehmen – der Geschäftsführer ist hier auch der wirtschaftlich Berechtigte – ist hingegen eine Identifikation zwingend notwendig.
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