Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen

Was sind interne Sicherungsmaßnahmen?

Als Verpflichtete oder Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz (GwG) haben Sie angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch geeignete Grundsätze, Verfahren und Kontrollen zu steuern und zu mindern.

Interne Sicherungsmaßnahmen sind insbesondere:

1. die Ausarbeitung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen in Bezug auf
   • a) den Umgang mit Risiken von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung
   • b) die Kundensorgfaltspflichten
   • c) die Erfüllung der Meldepflicht (FIU)
   • d) die Aufzeichnung von Informationen und die Aufbewahrung von Dokumenten
   • e) die Einhaltung der sonstigen geldwäscherechtlichen Vorschriften
2. die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters
3. für Verpflichtete, die Mutterunternehmen einer Gruppe sind, die Schaffung von gruppenweiten Verfahren
4. die Schaffung und Fortentwicklung geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung des Missbrauchs von neuen Produkten und Technologien zur Begehung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung oder für Zwecke der Begünstigung der Anonymität von Geschäftsbeziehungen oder von Transaktionen
5. die Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit durch geeignete Maßnahmen, insbesondere durch Personalkontroll- und Beurteilungssysteme der Verpflichteten,
6. die erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter in Bezug auf Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie die insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten, einschließlich Datenschutzbestimmungen
7. die Überprüfung der zuvor genannten Grundsätze und Verfahren durch eine unabhängige Prüfung, soweit diese Überprüfung angesichts der Art und des Umfangs der Geschäftstätigkeit angemessen ist.

Die internen Sicherungsmaßnahmen bedürfen der Genehmigung der für die Geldwäscheprävention zuständigen Person der Leitungsebene der Kanzlei.

Die Auslagerung der internen Sicherungsmaßnahmen

Die Durchführung interner Sicherungsmaßnahmen können im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen auch an eine (externe) Dritte bzw. an einen (externen) Dritten übertragen werden. Sie müssen die beabsichtigte Auslagerung jedoch vorher der zuständigen Aufsichtsbehörde anzeigen.

Voraussetzungen

Wie das ganze in der Praxis funktioniert

Als Verpflichtete oder Verpflichteter dürfen Sie die internen Sicherungsmaßnahmen im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen durch eine (externe) Dritte bzw. durch einen (externen) Dritten durchführen lassen, wenn Sie dies vorher der Aufsichtsbehörde angezeigt haben. Die Aufsichtsbehörde kann die Übertragung untersagen, wenn

1. Die bzw. der Dritte nicht die Gewähr dafür bietet, dass die Sicherungsmaßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt werden,
2. die Steuerungsmöglichkeiten der Verpflichteten beeinträchtigt werden oder
3. die Aufsicht durch die Aufsichtsbehörde beeinträchtigt wird.

Für Sie als Verpflichtete bedeutet dies, dass Sie in Ihrer Anzeige darlegen müssen, dass die Voraussetzungen für eine Untersagung der Übertragung nicht vorliegen. Sie müssen ferner in der Anzeige angeben, welche internen Sicherungsmaßnahmen Gegenstand der Auslagerung sind. Die Anzeige ist vom verpflichteten Unternehmen selbst oder ggf. von dem oder der bestellten Geldwäschebeauftragten vorzunehmen.

Erforderliche Unterlagen

1. Anzeige über die Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen. In der Anzeige muss eindeutig zum Ausdruck gebracht werden, welche internen Sicherungsmaßnahmen Gegenstand der Auslagerung sind. Bei der Auslagerungsanzeige ist darüber hinaus vollständig und schriftlich darzulegen, dass alle Voraussetzungen vorliegen und kein Untersagungsgrund für die beabsichtigte Auslagerung besteht.
2. Nachweise über Anzeigeberechtigung
3. Nachweis
   • über die Bestellung als Geldwäschebeauftragten oder
   • dass die anzeigende Person der Leitungsebene des Unternehmens angehört (z. B Handelsregisterauszug oder Gesellschaftervertrag)
4. Vertrag mit der bzw. dem Dritten. (Kopie der vertraglichen Vereinbarung mit der oder dem Dritten, an die bzw. den die Sicherungsmaßnahmen ausgelagert werden sollen.)
5. Aktueller Auszug aus dem Handelsregister. Eingetragene Firmen reichen bei der Anzeige einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister ein. In Gründung befindliche juristische Personen (GmbH, AG) reichen den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung ein.